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O que significa POS para Restaurantes?
POS para Restaurantes significa Ponto de Venda para Restaurantes. É um local no restaurante onde um pedido é feito pelo cliente ou uma transação é concluída contra um pedido realizado. O software POS para restaurantes possui uma interface frontal e uma interface de retaguarda. A interface frontal é onde a transação é processada no ponto de venda. A interface de retaguarda dá acesso a análises, números de vendas, rastreamento de inventário e outras informações relevantes para serem usadas pela administração.
Existem principalmente dois tipos de sistemas POS para restaurantes atualmente em uso; sistemas POS tradicionais e sistemas POS baseados em nuvem. Enquanto a maioria das operações tecnológicas eram anteriormente realizadas por sistemas POS tradicionais, mais e mais empresas estão se movendo em direção a sistemas baseados em nuvem para seus restaurantes.
Sistema POS tradicional
Os sistemas POS tradicionais, também conhecidos como sistemas POS locais ou legados, consistiam em computadores de mesa e outras peças de hardware que eram conectadas à internet por um servidor remoto configurado separadamente dentro das localizações dos restaurantes. Esses sistemas são tradicionais de uma forma que precisam ser atualizados manualmente e a maior parte de sua segurança e armazenamento de dados ocorre dentro das instalações do restaurante. Uma vez que um pedido é feito manualmente e uma fatura é gerada através de uma impressora, a equipe de serviço deve então coordenar com a equipe da cozinha para cumprir o pedido.
Sistema POS baseado em nuvem
Os sistemas POS para restaurantes baseados em nuvem ou móveis (Android/iOS) são sistemas POS tudo-em-um que oferecem enormes vantagens sobre os sistemas POS tradicionais. Esses sistemas POS fáceis de usar são hospedados na nuvem, portanto, todos os dados inseridos são salvos em tempo real. Este software pode ser facilmente instalado em um smartphone ou iPad e colocado no balcão ou à mesa. A funcionalidade baseada em nuvem permite um caminho conveniente e eficiente de comunicação, automatizando tarefas em cada estação; desde fazer um pedido sem contato e cumprir um pedido, até processar um pagamento e agendar uma atualização. Este software também oferece suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana, para qualquer problema técnico.
Existem várias funcionalidades que um software POS para restaurantes oferece. A seguir estão algumas funcionalidades principais que podem ajudar os usuários de várias maneiras:
Pedidos online: Os clientes adoram pedir comida online, então faz sentido entrar nessa ação. Um sistema POS com funcionalidade para criar um pedido online integrado a um portal de serviço de entrega de terceiros ajuda a manter tudo em um só lugar, além de economizar tempo e dinheiro ao tentar descobrir como construir um site e evitar taxas de fornecedores. Além disso, com esses pedidos vindo diretamente através da ferramenta POS, é menos provável que os pedidos sejam perdidos ou deixados de lado em favor dos clientes no local.
Pedidos à mesa: Como é importante reduzir o uso de papel atualmente, os sistemas POS ajudam os usuários a ir sem papel. Sistemas POS com capacidades móveis permitem que os servidores façam pedidos diretamente no sistema usando um tablet ou telefone móvel. Isso não só reduz erros, mas também aumenta a eficiência, pois os pedidos são enviados para a cozinha imediatamente. Também há a possibilidade de quiosques de pedidos, permitindo que os clientes façam seus pedidos diretamente no sistema POS, evitando completamente os servidores. Isso é ideal para restaurantes onde os clientes fazem pedidos no balcão, liberando os caixas para ajudar a preparar os pedidos mais rapidamente.
Gerenciamento de inventário: Vincular as funções de retaguarda e de frente é crucial, e muitos sistemas POS para restaurantes incluem funcionalidades de gerenciamento de inventário que permitem aos usuários estar no controle da origem e compra. Em muitas ferramentas, isso é automatizado de forma que cada item pedido é automaticamente removido do inventário do restaurante. Com relatórios precisos do que está disponível, os usuários poderão economizar mais dinheiro pedindo apenas o que é necessário, enquanto reduzem o desperdício.
Construção de menu: Construir um menu pode ser uma tarefa complexa, mas os sistemas POS para restaurantes permitem que os usuários vejam seu inventário e construam um menu apropriado. Com o menu já no sistema POS, os servidores podem facilmente fazer pedidos, especialmente se esse menu estiver organizado de forma intuitiva especificamente para o fluxo de trabalho do restaurante.
Planos de assentos: A vantagem de um sistema POS é que os usuários podem acomodar dinamicamente os clientes à medida que as mesas ficam disponíveis. Com a capacidade de rastrear reservas e saber quais mesas estão reservadas no início do serviço, torna-se muito mais fácil acomodar clientes que chegam sem reserva. O sistema também pode permitir que os usuários vejam quão perto uma mesa está de terminar, ajudando-os a evitar dar tempos de espera imprecisos e potencialmente perder clientes.
Relatórios de qualidade: Vários relatórios ajudam os usuários a gerenciar seus negócios de forma mais inteligente, pois fornecem insights chave sobre o que estão fazendo bem e no que podem precisar trabalhar. Talvez um determinado item do menu seja pedido com muito menos frequência do que outros. Pode ser hora de reformulá-lo ou removê-lo do menu. Os relatórios também podem ajudar com os custos de mão de obra, determinando quais turnos têm mais movimento e, portanto, precisam de mais servidores. Os relatórios fornecem uma visão em grande escala do negócio e são, portanto, extremamente úteis para criar um plano.
Programas de fidelidade: O marketing é importante para qualquer pequeno negócio, especialmente quando não há muitos fundos extras disponíveis para isso. Programas de fidelidade, portanto, são uma maneira fácil de ajudar a garantir negócios recorrentes. Usando uma ferramenta POS com um programa de fidelidade embutido, os usuários podem criar cartões-presente, cartões de pontos ou qualquer outro programa de fidelidade rápida e facilmente para garantir que os clientes continuem voltando e gastando mais.
Hardware: Muitos sistemas POS vêm com opções de hardware, como gavetas de dinheiro, tablets, leitores de cartão e impressoras de recibos. O hardware pode ser caro, então qualquer hardware deve funcionar bem com o software adquirido. Também é importante que o hardware seja confiável e durável, já que idealmente será muito utilizado. Como o hardware pode ser uma despesa significativa, os usuários podem relutar em comprar mais do que o mínimo necessário, mas seu restaurante funcionará de forma mais eficiente se eles comprarem hardware suficiente para que os funcionários não precisem compartilhar.
Contabilidade: Manter o controle de quanto dinheiro está entrando e como está sendo usado é crucial para qualquer negócio. As funcionalidades de contabilidade dentro de um sistema POS facilitam o monitoramento de cada transação, o rastreamento de compras e a supervisão dos gastos gerais. Quanto mais organizadas estiverem as finanças de um negócio, mais fácil será focar nas operações diárias do restaurante.
Gerenciar um negócio de restaurante bem-sucedido requer uma compreensão completa da imagem da marca, das necessidades dos clientes e de suas ofertas de serviço. Os sistemas POS vêm com múltiplos benefícios que podem acompanhar essas métricas e ajudar os negócios a se manterem à frente da concorrência.
Benefícios para os proprietários: Com um software POS para restaurantes em vigor, os proprietários podem monitorar vendas, verificar o uso de inventário e rastrear o comportamento da equipe sem uma presença física no local. Além disso, ajuda a contribuir para os esforços de marketing do restaurante com funcionalidades específicas, como programas de fidelidade, cartões-presente, recompensas para clientes, ferramentas de mensagens, promoções direcionadas e mais. Ajuda a identificar e resolver todos os problemas que podem afetar o resultado final e a formular uma estratégia para enfrentá-los.
Benefícios para a equipe: O software POS ajuda a fazer pedidos, comunicar esses pedidos à cozinha e fornecer um serviço rápido aos clientes. Ajuda os chefs a potencialmente construir menus e indicar quais itens do menu não estão mais disponíveis à medida que o serviço avança. A vantagem é que os servidores podem criar, dividir ou reembolsar contas rápida e facilmente. Também inclui funcionalidade de relógio de ponto, com a equipe registrando entrada e saída conforme seus horários em um terminal POS. Como um todo, garante maior segurança financeira e gerenciamento de tempo simplificado.
Benefícios para os clientes: Os resultados de todas as ações que um software POS cuida levam a um aumento na satisfação do cliente, retenção, fluxo de clientes no restaurante. Redução no tempo de espera, opções de autoatendimento, execução de pedidos corretos, contas eletrônicas, processos de pagamento sem contato, ofertas e descontos são alguns dos benefícios que um cliente obtém com o esforço conjunto do software POS e dos restaurantes.
Servidores: O software POS para restaurantes é usado principalmente por servidores e caixas de restaurantes para fazer pedidos e processar pagamentos.
Gerentes: Com funcionalidades adicionais, como contabilidade ou reservas de restaurantes, gerentes e proprietários de restaurantes podem ficar de olho em seus negócios.
Clientes: Os clientes podem até mesmo fazer seus pedidos usando um sistema POS de iPad montado na mesa ou terminais POS ao redor do restaurante.
Equipe da cozinha: Os sistemas POS também afetam a cozinha, já que muitos sistemas POS incluem ou se integram a um sistema de bilhetagem para ajudar a manter os pedidos organizados e fornecer um serviço rápido aos clientes.
Alternativas que podem substituir esse tipo de software, parcial ou completamente:
Software de gerenciamento de restaurantes: O software de gerenciamento de restaurantes contém funcionalidades POS entre outras funcionalidades adicionais para gerenciar o restaurante. Estas são soluções de ponta a ponta que acompanham o inventário, folha de pagamento, pedidos e análises. O software de gerenciamento de restaurantes serve para acompanhar os processos nos bastidores de um restaurante, em vez de apenas cuidar das tarefas voltadas para o cliente.
Soluções relacionadas que podem ser usadas junto com este software incluem:
Software de agendamento de restaurantes: O software de agendamento de restaurantes ajuda a organizar o cronograma de trabalho de um restaurante. Ajuda a criar calendários e rastrear o status atual dos funcionários que trabalham no restaurante. Durante mudanças de turno de última hora, este software de agendamento ajuda a organizar turnos e informar a equipe via mensagens de texto. O software de agendamento pode ser facilmente integrado aos sistemas POS ou ao software de gerenciamento de restaurantes para aproveitar um conjunto de funcionalidades.
Software de gerenciamento de inventário e compras de restaurantes: Este software ajuda os negócios de restaurantes a gerenciar seu inventário de alimentos, o que, em troca, ajuda a controlar custos triviais causados pelo desperdício de alimentos. Ele mantém informações de inventário, mantém detalhes de fornecedores e digitaliza faturas e recibos para facilitar a contabilidade. Também equilibra a receita recebida com o custo dos materiais brutos comprados. Além disso, o software de gerenciamento de inventário de restaurantes pode ser integrado aos sistemas POS para restaurantes.
O software POS vem com seu próprio conjunto de desafios. Pode ser durante as fases de implementação ou operação. No entanto, esses desafios podem ser monitorados e superados seguindo as etapas necessárias.
Atualizações do sistema: O software POS pode exigir atualizações frequentes. A transição para novas versões a partir de uma versão antiga não só demanda tempo e expertise, mas também cria confusão na mente dos usuários. Os usuários podem receber atualizações do sistema no meio do horário de funcionamento do restaurante, o que pode desacelerar os processos no POS. Embora essas atualizações sejam necessárias para o funcionamento suave, é preciso garantir que essas atualizações sejam agendadas em um horário que não interfira com o horário de funcionamento do restaurante.
Conectividade com a internet: Muitos sistemas POS precisam de uma conexão com a internet. Se a internet cair de repente, pode criar problemas na aceitação de pedidos, processamento de pedidos e aceitação de pagamentos, entre outros. Uma conexão de internet consistente é essencial para uma operação ininterrupta. Existem também alguns softwares POS avançados que não requerem uma conexão com a internet. É sempre melhor ter algo que possa operar tanto no modo online quanto offline.
Fraude/problema de segurança: O POS para restaurantes permite múltiplos métodos de pagamento para os clientes. Com o aumento do uso de pagamentos via cartão de débito/crédito, existe um risco de fraude online. Portanto, é obrigatório ter sistemas POS compatíveis com EMV e gateways de pagamento compatíveis com PCI para garantir a segurança das transações. Os compradores devem garantir que o software do fornecedor atenda a todos os critérios necessários antes de implementá-lo no restaurante.
Provedores de serviços alimentícios: Este software POS não é limitado apenas a restaurantes, mas também a outros provedores de serviços alimentícios, como centros de fast food, cafeterias, food trucks e carrinhos de comida, cozinhas em nuvem, padarias e docerias, pubs e bares, sorveterias, etc. Todos os provedores de serviços alimentícios interessados em automatizar suas tarefas diárias simples, como pedidos online, alteração de pedidos, emissão de reembolsos, processamento de pagamentos, controle de inventário e mais, podem implementar este software em seus negócios.
Encontrar o melhor software POS para restaurantes para o negócio é altamente essencial. Existe uma variedade de softwares POS para cada tipo de restaurante. Restaurantes de pequeno porte, sejam fixos ou móveis, operando em um único local, exigiriam um tipo de software muito básico que atenderia a necessidades específicas. Da mesma forma, restaurantes de médio porte que estão em crescimento exigiriam um software que atendesse a seus pedidos de alto volume e fornecesse funcionalidades necessárias, como controle de inventário, pedidos online, relatórios e análises, entre outros. Restaurantes de grande porte operando em múltiplas localizações devem buscar software POS com funcionalidades atraentes e acesso a gerenciamento de múltiplas localizações.
Os compradores devem fazer uma pesquisa minuciosa e pedir aos fornecedores todas as informações necessárias através de uma cotação ou RFI/RFPs antes de adquirir qualquer tipo de software. A solução deve atender às necessidades do negócio, portanto, uma vez que uma cotação ou RFI/RFP é recebida, uma análise comparativa das funcionalidades oferecidas pelo fornecedor deve ser mapeada contra os problemas que o software irá resolver. Os compradores também precisam examinar cuidadosamente as ofertas de preços do fornecedor. Como a maioria dos softwares POS vem em um pacote de assinatura ou uma taxa mensal em vez de um pagamento único, os compradores precisam considerar todos os atributos essenciais antes de fazer uma compra. Um caminho claro de comunicação precisa ser estabelecido entre o comprador e o fornecedor para um acordo comercial bem-sucedido.
Crie uma lista longa
Uma lista longa pode ser criada para selecionar alguns fornecedores cujas ofertas estão exatamente alinhadas com as necessidades do comprador. Elimina softwares que não suportam funcionalidades críticas. Por exemplo, um software POS que não suporta análises e relatórios para um negócio de restaurante de médio ou grande porte não se qualifica para estar na lista longa porque carece de tal funcionalidade que é inegociável. Portanto, é recomendado examinar e selecionar os fornecedores por suas ofertas de produtos/serviços, avaliações e classificações que receberam de outros compradores, e a reputação geral que têm na categoria.
Crie uma lista curta
Uma lista curta é preparada reduzindo o número de fornecedores menos relevantes da lista longa. Isso deve ser feito entendendo profundamente os requisitos do negócio e mapeando-os contra as funcionalidades do software, tendo em mente o custo associado a cada um deles. Em casos onde os fornecedores não respondem aos RFIs, eles são eliminados diretamente. Por exemplo, dos 10 fornecedores selecionados para a lista longa, os compradores devem fazer um esforço para reduzi-la a cinco fornecedores específicos para a lista curta que atenderiam aos requisitos do negócio no local com uma oferta de preço desejável. Os usuários não devem ignorar as funcionalidades mais importantes necessárias ao tomar decisões finais de compra.
Conduza demonstrações
É essencial conduzir demonstrações de software antes de selecionar um fornecedor final. Isso garante a compatibilidade do software e evita confusões desnecessárias de última hora. Os compradores, com a ajuda de departamentos de TI internos ou especialistas em TI terceirizados, podem iniciar o processo de demonstração. Na maioria dos casos, os fornecedores fornecem todo o suporte necessário para um teste de demonstração bem-sucedido.
Escolha uma equipe de seleção
Há menos espaço para ter uma equipe de seleção adequada em restaurantes de pequeno e médio porte, portanto, eles dependem de especialistas em TI terceirizados para todas as necessidades de TI. Na maioria dos casos, torna-se tarefa do proprietário avaliar o software certo para o negócio. Restaurantes de grande porte que fazem parte de grandes cadeias de hotéis geralmente têm uma gestão em vigor e têm departamentos de TI separados, como qualquer outra organização. Em tais sistemas, é fácil formar uma equipe de seleção composta por funcionários que usarão o software, um executivo que lida com o orçamento, pessoal de TI que avalia especificações técnicas e gestão que cuida do processo geral.
Negociação
A negociação do tipo certo de sistema POS depende dos preços oferecidos pelo fornecedor para chegar a um preço final. Geralmente acontece entre dois fornecedores selecionados, dos quais um ganha o negócio. A negociação final deve ser feita considerando atributos como a qualidade do serviço e suporte, funcionalidades adicionais oferecidas e faixas de preço que se adequam ao pacote.
Decisão final
A decisão final deve ser baseada na análise de todas as informações coletadas do fornecedor e na avaliação do produto certo para o negócio.
O custo de um sistema POS para restaurantes pode variar dependendo das funcionalidades que oferece ou das funcionalidades que suporta. Normalmente custa entre $40-$150 por mês como taxas de assinatura por terminal. O custo das integrações de hardware, como tablets, gavetas de dinheiro, impressoras e outros, pode chegar a $1000 para cobranças de pagamento único
O software POS baseado em nuvem é normalmente cobrado em uma estrutura de preços de assinatura mensal. Muitos fornecedores oferecem descontos se o software for assinado anualmente ou podem cobrar um prêmio pela adição de funcionalidades extras. Sistemas POS tradicionais ou sistemas POS locais podem custar uma quantia considerável de dinheiro, pois não incluem pacotes de assinatura e são geralmente usados para mais de um terminal com negócios de restaurantes operando em múltiplas localizações sob uma marca.
Como os Sistemas POS para Restaurantes são Implementados?
Os restaurantes podem implementar um sistema POS no início de seus negócios ou podem mudar de um fornecedor para outro. O sistema POS ajuda a substituir o método tradicional de registrar pedidos, verificar inventário e calcular receita. Uma vez que um fornecedor é finalizado para integração, uma equipe designada do fornecedor e do comprador se reúne e inicia o processo de implementação.
Quem é Responsável pela Implementação dos Sistemas POS para Restaurantes?
A implementação do software é geralmente realizada pelo engenheiro de serviço do lado dos fornecedores no caso de restaurantes de pequeno e médio porte. Enquanto isso, no caso de restaurantes que fazem parte de grandes cadeias de hotéis, a implementação é realizada por especialistas técnicos dos fornecedores ou parceiros em colaboração com a equipe técnica interna do hotel.
Quando Deveria Implementar Sistemas POS para Restaurantes?
O software POS pode ser implementado no início de um novo negócio ou no meio. Os compradores devem garantir que o processo de implementação não interfira com a operação diária do restaurante. Portanto, é recomendado agendar um horário adequado após o expediente ou em dias de folga semanais que não prejudiquem o cronograma regular e tornem todo o processo tranquilo.
Pedidos online
Pedir comida online é uma grande tendência e uma que provavelmente não desaparecerá tão cedo. Se um restaurante não oferece pedidos online, provavelmente está perdendo uma grande quantidade de receita potencial. Felizmente, o software POS para restaurantes facilita a criação de um portal de pedidos online com mínimo esforço por parte do usuário.
Gerenciamento de mesas
O software POS baseado em nuvem simplifica a sincronização de múltiplos dispositivos móveis para que os servidores possam abandonar o bloco de pedidos e usar um tablet ou telefone móvel para fazer pedidos. Com o aumento da velocidade e precisão, é compreensível por que mais e mais restaurantes de serviço completo estão implementando esta solução.
POS baseado em tablet
A maioria dos sistemas POS é otimizada para rodar em um iPad ou tablets similares, economizando dinheiro dos proprietários de restaurantes por serem facilmente substituíveis e não exigirem um mouse ou teclado de computador. Os tablets também são portáteis e fáceis de configurar, tornando-os ideais se o usuário quiser experimentar novos layouts ou treinar novos funcionários.
Autoatendimento do cliente
Com sistemas POS baseados em nuvem, quiosques podem ser facilmente configurados para que os clientes possam fazer pedidos à sua conveniência. Assim como os pedidos online, os clientes estão interessados em serviços sob demanda que reduzem os tempos de espera.