O software de compras ajuda as empresas a automatizar e registrar as etapas do ciclo de compras. Ele permite que os usuários gerenciem melhor o processo de compras e vincula automaticamente as funções de compras com as funções contábeis. Ao fazer isso, promove uma melhor conscientização financeira e registros de compras, além de proporcionar economia de custos e tempo. Este software é implementado principalmente por compradores e equipes de contabilidade. O software de compras está intimamente relacionado ao software de procure to pay, mas é importante distinguir entre os dois. O software de procure to pay inclui uma gama mais ampla de funções do que o software de compras, que cobre todo o ciclo de vida da aquisição.
O software de compras integra-se com sistemas ERP, software de contabilidade e software de controle de inventário.
Para se qualificar para inclusão na categoria de Compras, um produto deve:
Fornecer recursos para criar cotações e pedidos eletrônicos para compras
Permitir a aprovação de pedidos de compra usando critérios predefinidos, como valor do pedido
Registrar faturas de compra e mapear com cotações e pedidos de compra
Fornecer confirmação para o recebimento de mercadorias e rastrear discrepâncias
Oferecer portais para fornecedores acessarem pedidos e enviarem faturas
Gerenciar informações de fornecedores e vendedores, bem como seu desempenho