Melhor Software de Serviços Humanos
O software de serviços humanos gerencia casos de organizações sem fins lucrativos, atuando como o repositório central para informações relacionadas a clientes e casos. Essas soluções, às vezes chamadas de software de gestão de casos para organizações sem fins lucrativos, são utilizadas por essas organizações como ferramentas operacionais para agentes de campo.
O software de serviços humanos é destinado a ser usado em uma variedade de organizações de serviços sociais. Essas soluções gerenciam dados de clientes, realizam avaliações, facilitam o planejamento de casos e incluem o acompanhamento de progresso. O software de serviços humanos é projetado para ser uma solução de ciclo completo para organizações de serviços humanos, desde a admissão do cliente até o relatório de resultados e tudo mais.
O software de serviços humanos está sob o guarda-chuva do software para organizações sem fins lucrativos, muitas vezes integrando-se com software CRM para organizações sem fins lucrativos ou fornecendo recursos semelhantes às soluções nessa categoria.
Para se qualificar para inclusão na categoria de Serviços Humanos, um produto deve:
Conter ferramentas de admissão de clientes Armazenar dados de clientes Fornecer recursos de coleta de dados para agentes de campo Analisar resultados e impacto de programasMelhor Software de Serviços Humanos à Primeira Vista
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Saiba Mais Sobre Software de Serviços Humanos
O que é Software de Serviços Humanos?
Organizações sem fins lucrativos que fornecem serviços sociais precisam gerenciar dados sensíveis de programas e serviços além de seus registros usuais de doadores e voluntários. Software padrão de CRM para organizações sem fins lucrativos e software de gestão de doadores não possuem os recursos para rastrear, monitorar e relatar dados de clientes ("clientes" refere-se a pessoas que recebem serviços ou participam de programas em uma agência de serviços sociais sem fins lucrativos). O software de serviços humanos resolve isso ao melhorar a eficiência operacional, manter a conformidade e rastrear resultados para todos os indivíduos atendidos por uma agência sem fins lucrativos.
Muitas organizações sem fins lucrativos usam soluções de serviços humanos para armazenar formulários de admissão de clientes, gerenciar listas de programas, avaliar o progresso dos clientes para relatórios de subsídios e simplificar a cobrança. Essas soluções, também chamadas de software de gestão de casos sem fins lucrativos, possuem algumas das funcionalidades de soluções de saúde como software de documentação clínica e software de gestão de casos de pacientes. No entanto, organizações sem fins lucrativos de serviços sociais geralmente se concentram em um serviço e comunidade específicos, e não precisam de todos os recursos de software otimizados para a indústria de saúde, especialmente quando usados por organizações sem fins lucrativos como desenvolvimento juvenil e bancos de alimentos. Produtos de serviços humanos têm custos mais baixos e se concentram nas funções principais que uma organização sem fins lucrativos precisa para conduzir negócios e manter a integridade dos dados. Organizações sem fins lucrativos que fornecem qualquer gama de serviços individuais e em grupo podem se beneficiar do software de serviços humanos.
Principais Benefícios do Software de Serviços Humanos
- Centralizar dados de clientes em um único hub acessível
- Automatizar processos de admissão e pesquisa de clientes, reduzindo erros humanos
- Avaliar o progresso dos clientes em direção a metas para planos de tratamento e relatórios de financiamento
- Simplificar o reembolso de seguros e a cobrança de clientes
- Melhorar a coordenação de cuidados para clientes inscritos em vários programas e serviços
Por que Usar Software de Serviços Humanos?
Organizações sem fins lucrativos de serviços sociais devem manter dados precisos de clientes para fins internos e externos. O software de serviços humanos reúne dados em um repositório centralizado, reduzindo a carga administrativa enquanto prioriza os clientes.
Melhorar os resultados dos clientes — O pessoal do programa depende desses produtos para rastrear formulários e pesquisas preenchidos por clientes e avaliar mudanças no progresso relatado ao longo do tempo. Isso permite que o pessoal recomende revisões no plano de tratamento de um cliente e trabalhe para alcançar resultados. Organizações sem fins lucrativos que recebem financiamento público muitas vezes têm resultados rigorosos vinculados aos seus subsídios e, portanto, devem garantir que atendam às métricas.
Automatizar tarefas e otimizar o fluxo de trabalho — Sem software de serviços humanos, as organizações sem fins lucrativos mantêm manualmente uma grande coleção vulnerável de arquivos em papel com dados sensíveis de clientes. O pessoal pode criar modelos de formulários e pesquisas no software, carregando a documentação necessária nos registros individuais dos clientes. A comunicação interdepartamental melhora devido ao acesso centralizado aos dados dos clientes, melhorando a eficiência e reduzindo a repetição. Esses sistemas criam lembretes para cobrança e agendamento, eliminando a necessidade de lembrar colegas de trabalho ou inserir manualmente faturas.
Eliminar erros administrativos — Essas soluções automatizam muitas funções administrativas que prejudicam a entrega de serviços, enquanto reduzem erros de entrada de dados. Organizações sem fins lucrativos precisam de software que possa sinalizar erros em codificação, documentação e elegibilidade de seguros. Negativas de reembolso causadas por cobrança incorreta aumentam os pagamentos atrasados, o que impacta o orçamento operacional da organização sem fins lucrativos.
Quem Usa Software de Serviços Humanos?
Uma variedade de organizações sem fins lucrativos de serviços sociais confia no software de serviços humanos para gerenciar o impacto dos serviços. Isso inclui organizações sem fins lucrativos focadas em: saúde comportamental e serviços de intervenção em crises, tratamento de abuso de substâncias, desenvolvimento juvenil, desenvolvimento da força de trabalho, serviços de transição e para pessoas sem-teto, prevenção de violência e justiça restaurativa, e assistência alimentar, entre outros.
Enquanto os provedores de serviços de saúde mental utilizam todos os recursos do software de soluções, outras organizações sem fins lucrativos de serviços sociais dependem dos recursos principais para gerenciar suas operações diárias. Por exemplo, agências de desenvolvimento juvenil podem não precisar de funcionalidades de cobrança, mas dependem de recursos de gestão de casos e rastreamento de dados de programas. Bancos de alimentos podem usar o sistema de referência para fins não clínicos, registrando quando os clientes recebem alimentos de locais parceiros ou se inscrevem em serviços de entrega de alimentos específicos para demografia (jovens e idosos, geralmente).
O pessoal que normalmente usa software de serviços humanos inclui:
Entrega de serviços — O pessoal de entrega de serviços usa essa tecnologia para auxiliar na gestão de casos. O software de serviços humanos digitaliza todos os dados dos clientes, permitindo acesso rápido. Terapeutas e provedores de serviços de saúde mental confiam nessas soluções para rastrear horas faturáveis para reembolso de subsídios, um componente importante para manter a conformidade. Supervisores e gerentes usam essa tecnologia para gerenciar o fluxo de trabalho e atribuições de tarefas. Como os clientes às vezes são encaminhados para vários serviços em uma agência, o pessoal de entrega de serviços monitora todas as inscrições de clientes e obtém uma visão holística do plano de tratamento de um cliente.
Programa — O pessoal do programa precisa armazenar documentos importantes, como listas de presença, pesquisas pré e pós, e autorizações. O pessoal pode acessar dados biográficos dos clientes para encontrar o número de telefone de um pai ou responsável em caso de emergência. Essas soluções melhoram a comunicação interdepartamental com o pessoal de entrega de serviços, fortalecendo a coordenação de cuidados. O pessoal do programa pode depender deste produto para monitorar suas horas de trabalho para reembolso de subsídios.
Dados e avaliação — Enquanto o pessoal de entrega de serviços e do programa insere dados de clientes nas soluções de serviços humanos, o pessoal de dados e avaliação usa essas informações para auditorias internas, solicitações externas e relatórios de subsídios. Eles frequentemente facilitam a criação de pesquisas e formulários, colaborando com o pessoal do programa e de serviços para garantir que os dados apropriados sejam capturados.
Recursos do Software de Serviços Humanos
O software de serviços humanos oferece uma gama de recursos para ajudar organizações sem fins lucrativos a melhorar a eficiência operacional, manter a conformidade e proporcionar um envolvimento positivo dos clientes.
Documentação — As agências podem carregar e gerenciar documentos como pesquisas, formulários de admissão e liberação, notas de casos e assinaturas digitais. O software de serviços humanos permite que o pessoal construa modelos de formulários e pesquisas diretamente no sistema, permitindo que o pessoal capture detalhes dos clientes digitalmente de qualquer local. Essas informações cobrem a primeira comunicação de um cliente com uma agência até sua alta ou conclusão do programa, e todo o pessoal autorizado pode acessar esses detalhes a qualquer momento.
Gestão de casos — É importante para as organizações sem fins lucrativos registrar a comunicação contínua com os clientes, avaliar inscrições em serviços, identificar referências e monitorar o progresso dos clientes em direção a metas estabelecidas. Para o pessoal clínico, esses produtos capturam o envolvimento dos clientes com partes externas, como a aplicação da lei e o sistema de justiça.
Agendamento — O pessoal do programa tem a capacidade de agendar e gerenciar sessões de clientes, ciclos de programas, supervisão interdepartamental, reuniões e eventos relacionados. Algumas plataformas de serviços humanos possuem a funcionalidade de enviar lembretes por e-mail e SMS para clientes sobre sessões futuras, reduzindo ainda mais a carga administrativa.
Cobrança — Os usuários podem criar faturas para pagamentos de clientes e registrar horas faturáveis para Medicaid, reivindicações de seguros e financiamento de subsídios. Algumas plataformas podem ajudar a monitorar alocações de subsídios também.
Automação de fluxo de trabalho — Organizações sem fins lucrativos podem habilitar recursos como assinaturas digitais, alertas e atribuições de tarefas, para garantir eficiência. O pessoal apropriado é sinalizado para completar a próxima etapa no ciclo de cuidados de um cliente.
Conformidade e segurança — Este software garante conformidade com políticas regulatórias em nível local, estadual e federal, um recurso necessário para qualquer organização sem fins lucrativos que forneça serviços de trabalho social. Plataformas de serviços humanos fornecem integração de conformidade para legislação regulatória comum, como a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA) e a Lei de Direitos Educacionais e Privacidade da Família (FERPA), e outras conforme se aplicam à área de serviço de uma organização sem fins lucrativos. A HIPAA protege informações de saúde sensíveis, enquanto a FERPA protege registros educacionais. Além disso, as organizações sem fins lucrativos podem configurar permissões para visualização de documentos específicos e garantir que não sejam feitos registros duplicados para clientes já existentes. Esses sistemas sinalizam usuários quando violações são cometidas, como tentar aprovar documentos de clientes sem assinaturas.
Relatórios — As organizações podem executar relatórios para uma variedade de dados, incluindo demografia de clientes, número de horas de entrega de serviços, resultados de clientes, referências e cobrança. Esses relatórios informam revisões internas e fornecem aos financiadores todas as informações necessárias sobre o progresso do programa.
Painéis — As agências podem obter insights sobre todos os entregáveis de programas e serviços. Elas podem visualizar dados de clientes para identificar áreas de conquista e melhoria. O pessoal do programa e de serviços avalia dados históricos de clientes para identificar oportunidades de referências internas e externas, e inspirar mudanças no design de entrega de programas e serviços.
Recursos Adicionais do Software de Serviços Humanos
Hospedagem em nuvem — As organizações podem estabelecer segurança adicional por meio de criptografia e criação constante de backups em comparação com soluções locais. Quando o pessoal viaja para fora do local, ainda tem acesso aos dados dos clientes. Terapeutas de saúde comportamental e intervenção em crises se beneficiam desse recurso, dada a natureza imprevisível dos incidentes com clientes.
Portal do cliente — Os serviços sociais podem envolver os clientes em seu plano de inscrição em programas e serviços por meio de um portal do cliente. Este recurso é normalmente incluído apenas em plataformas robustas de serviços humanos. Portais de clientes permitem que os clientes acessem seus registros e se comuniquem com seus provedores de serviços. Os clientes podem criar perfis para rastrear o progresso, receber atualizações e verificar seu saldo.
Tendências Relacionadas ao Software de Serviços Humanos
Análise preditiva — Organizações sem fins lucrativos frequentemente usam dados para relatórios ou para detectar erros de conformidade após o fato. Agências de serviços sociais podem aproveitar a tecnologia de forma proativa, analisando dados para direcionar seus recursos estrategicamente usando análise preditiva. A análise preditiva permite que as agências vejam quais programas e serviços são eficazes e desenvolvam abordagens preventivas antes que os clientes piorem. A análise preditiva constrói programas mais inteligentes que atendem comunidades de alta necessidade.
Inteligência conversacional — Ferramentas como plataformas de bots melhoram a experiência do cliente ao navegar em sites e portais de clientes. Ao lidar com populações em risco, a confiança está correlacionada a resultados bem-sucedidos. Portanto, as agências precisam priorizar a experiência do cliente. A inteligência conversacional fornece suporte automatizado ao cliente sem adicionar carga administrativa a organizações sem fins lucrativos que operam com recursos limitados.
Inteligência geoespacial — Semelhante à análise preditiva, a inteligência geoespacial informa as agências sobre tendências específicas de localização dentro das comunidades que atendem. Armadas com esse conhecimento, as agências podem adaptar intervenções específicas para abordar questões de raiz. Essas tendências podem variar de dependência, a taxas de violência e criminalidade, a insegurança alimentar. Não há uma abordagem única para intervenções; diferentes localidades precisam de serviços diferentes para abordar seus fatores de risco específicos.
Problemas Potenciais com Software de Serviços Humanos
Custo — Embora essas soluções sejam projetadas com limitações orçamentárias de organizações sem fins lucrativos em mente, muitas agências ainda lutam para pagar por um produto que atenda a todas as suas necessidades. Em vez disso, as agências frequentemente economizam em recursos e compram produtos que adicionam mais carga administrativa ao pessoal. Além disso, produtos mais baratos frequentemente carecem de todas as integrações de conformidade que garantem que as agências estejam administrando programas e serviços de acordo com os regulamentos. Algumas soluções carecem de integração de cobrança, criando mais trabalho administrativo e potencial para erro humano. A submissão incorreta de cobrança atrasa o reembolso ou às vezes resulta em nenhum reembolso.
Interoperabilidade — Ao contrário de alguns de seus equivalentes na área de saúde, o software de serviços humanos pode deixar os dados dos clientes isolados, incapazes de serem compartilhados com todos os provedores de cuidados auxiliares. Se os clientes precisarem de referências para serviços externos, a maioria das plataformas de serviços humanos não tem a capacidade de transmitir dados de clientes para outros sistemas de agências. Para assistentes sociais, isso frequentemente requer comunicação extra com partes externas para discutir o histórico de um cliente. Sistemas interoperáveis podem contornar problemas de comunicação tediosos.
Software e Serviços Relacionados ao Software de Serviços Humanos
Gestão de prática médica — O software de serviços humanos oferece muita da mesma funcionalidade que o software de gestão de prática médica. Ambas as soluções servem como ferramentas de gestão operacional em toda a agência, lidando com o fluxo de trabalho administrativo, como agendamento e cobrança, enquanto também armazenam informações de clientes e realizam análises sobre os dados capturados.
Gestão de casos de pacientes — Assim como o software de gestão de casos de pacientes, as plataformas de serviços humanos permitem acesso rápido aos dados dos clientes durante todo o período de engajamento dos clientes. Essas soluções rastreiam e monitoram o desempenho dos clientes e armazenam documentação relevante e registros de agendamento. Essas soluções melhoram a comunicação interdepartamental para garantir que os clientes recebam o espectro completo de cuidados de que precisam.
Registro eletrônico de saúde (EHR) — Para agências de serviços sociais investidas em serviços de saúde mental, soluções EHR podem ser consideradas em vez de plataformas de serviços humanos. EHRs permitem acesso em tempo real aos dados dos clientes. Eles facilitam o compartilhamento desses dados com todos os provedores relevantes, incluindo hospitais, alas psiquiátricas, laboratórios e farmácias. Essas soluções criam uma visão holística de um cliente, não importa onde eles estejam acessando cuidados. O software de serviços humanos compartilha a funcionalidade de acesso a dados em tempo real, mas os EHRs se destacam ao permitir que todos os provedores de cuidados acessem o registro de um cliente, permitindo que decisões altamente informadas sejam tomadas em relação ao tratamento.
Cobrança médica — A maioria das plataformas de serviços humanos tem integração de cobrança médica para simplificar processos de reivindicação, monitorar subsídios e criar faturas para clientes. Nem todas as soluções de serviços humanos têm a capacidade de verificar a cobertura de seguro de um cliente; é quando a integração ou interoperabilidade entre sistemas de serviços humanos e sistemas de cobrança médica é útil.
