El software de compras ayuda a las empresas a automatizar y registrar los pasos en el ciclo de compras. Permite a los usuarios gestionar mejor el proceso de compras y vincula automáticamente las funciones de compras con las funciones contables. Al hacer esto, promueve una mejor conciencia financiera y registros de compras, así como proporciona ahorros de costos y tiempo. Este software es implementado principalmente por compradores y equipos de contabilidad. El software de compras está estrechamente relacionado con el software de adquisición a pago, pero es importante distinguir entre los dos. El software de adquisición a pago incluye una gama más amplia de funciones que el software de compras, que cubren todo el ciclo de vida de la adquisición.
El software de compras se integra con sistemas ERP, software de contabilidad y software de control de inventario.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Compras, un producto debe:
Proporcionar características para crear cotizaciones y órdenes electrónicas para compras
Permitir la aprobación de órdenes de compra utilizando criterios predefinidos como el monto de la orden
Registrar facturas de compra y mapear con cotizaciones y órdenes de compra
Proporcionar confirmación para la recepción de bienes y rastrear discrepancias
Entregar portales para que los proveedores accedan a órdenes y envíen facturas
Gestionar la información de proveedores y vendedores, así como su rendimiento